尊龙凯时档案实体分类法　　

一、编制目的　　

为了统一学校档案实体的分类，实现全校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，提高学校的档案管理水平，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》等规定，结合学校实际情况，特制订本分类法。　　

二、编制原则　　

（一）学校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。　　

（二）在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。　　

（三）类目设置有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。　　

（四）类目排列、档号结构的顺序严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。　　

三、类目设置　　

（一）一级类目的设置与标识　　

一级类目是学校档案实体分类的最高层位。学校档案确定的一级类目共有十个，其标识采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，例如：党群（Dang Qun）标识为“D Q”、行政（Xing Zheng）标识为“X Z”。学校所确定的十个一级类目其名称、标识符号和主要内容如下：　　

　　1．D Q  党群  主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。　　

　　2．X Z  行政  主要包括学校行政职能部门（除教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门外）工作中形成的文件材料。　　

　　3．J X  教学　主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。　　

　　4．K Y  科研　主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。　　

　　5．C P  产品生产与科技开发　 主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。　　

　　6．J J  基本建设　主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。　　

　　7．S B  仪器设备　主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。　　

　　8．C B  出版　主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。　　

　　9．W S  外事　主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料。　　

　　10．C K 财会　主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。　　

（二）二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。学校二级类目及三级类目的标识，一般均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用，根据学校实际情况，一般只设置到二级类目(类目划分和标识详见主表)。　　

四、档号的编制　　

档号是存取档案的代号，排架的依据，反映学校档案实体分类体系和物理位置。　　

（一）档号编制的原则　　

档号编制原则应遵循唯一性、合理性、稳定、简明原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求；方便插卷与扩展，并有利于发挥排架、检索的双向功能。　　

（二）档号的结构、模式和标识　　

1．档号的结构　　

档号由年度号、类目号、案件号三个部分组成。　　

年度号由四位阿拉伯数字组成。如：2000。　　

类目号是档号的主体，学校档案的类目号一般由一、二级类目代号组成。例如：“党委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQll”。　　

案件号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。　　

2．档号的模式　　

档号的模式为：年度号 + 类目号 + 案件号　　

3．档号的标识　　

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“一”连结。 例如：2005年党委工作要点编制为第8件，其档号可标识为：　　

2005 ——DQ11—— 8　　

                    |        |       |　　

                  年度号   分类号   案件号　　

五、主表：类目划分和标识　　

（一）党群类  DQ （所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）　　

　　　DQ 11 党务综合 （党委、党支部、直属支部综合材料入此）　　

　　　DQ 12 纪 检 （监察材料入此）　　

　　　DQ 13 组 织 （组织材料入此） 　　

　　　DQ 14 宣传教育 （学生政治思想工作材料入此）　　

　　　DQ 15 统 战 （民主党派材料入此）　　

　　　DQ 16 工 会 （妇女工作材料入此）　　

　　　DQ 17 团 委 （学生社团材料入此）　　

（二）行政类  XZ（所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）　　

XZ 11 综合（教职工代表大会，学校评估，校史工作，各部门综合材料入此）　　

　　　XZ 12 人 事（师资培养材料入此）　　

　　　XZ 13 审 计　　

　　　XZ 14 武装保卫　　

　　　XZ 15 总 务（计划生育等材料入此）　　

　　　XZ 16 档 案、图 书　　

　　（三）教学类  JX 　　

　　　JX 11　综合（教学文件、 学生运动会材料、教学评估、优秀教学评奖材料、军训材料等入此）　　

　　　JX 12　学科与实验室建设 　　

　　　JX 13　招 生　　

　　　JX 14　学籍管理　下设　　

　　　JX 15 课堂教学与教学实践　　

　　　JX 16　学位　下设 　　

　　　JX 17　毕业生（毕业生信息反馈材料入此）　　

　　　JX 18　教 材 　　

　　（四）科研类　KY　　

　　　KY 11　综 合（科技文件、科研经费管理、科研计划等材料入此）　　

　　　KY 12　项 目　　

　　　KY 13　专 利　　

　　　KY 14　奖 状　　

　　（五）产品类　CP　　

　　（六）基建类　JJ　　

　　　JJ 11　综合　　

　　　JJ 12　项目工程（蓝图入此）　　

　　　JJ 13 工程底图　　

（七）设备类　SB　　

SB11 综合　　

SB12 仪器设备项目　　

　　（八）出版类　CB　　

　　　CB 11 综 合　　

　　　CB 12 报 纸　　

　　　CB 13 刊 物 　　

　　　CB 14 书 藉　　

　　（九）外事类　WS （所设二级类目用于输入计算机系统的分类号，档号按一级类目下大流水编号）　　

　　　WS 11 综 合　　

　　　WS 12 出 国（境）　　

　　　WS 13 来 校　　

　　　WS 14 国际合作与会议　　

　　　WS 15 外国留学生工作　　

　　（十）财会类　CK　　

　　　CK 11 综 合　　

　　　CK 12 会计报表　　

　　　CK 13 会计帐簿　　

　　　CK 14 会计凭证　　

　　　CK 15 工资清册 　　

　　　CK 16 涉及债权等凭证